Uit wetenschappelijk onderzoek blijkt dat meetings door management en personeel gezien worden als een tijdrovende, stressvolle en vervelende bezigheid. Ga maar na wat jij voelt als er iemand tegen je zegt: ‘ik had een dag vol meetings, pff’. Meetings kosten vaak veel energie. En dat terwijl we sociale dieren zijn en het juist heel leuk kan zijn om met anderen contact te hebben.
Waarom zijn meetings zo belastend en hoe kan het anders?
Meetings zijn belastend omdat er in voorbereiding vaak veel tijd besteed wordt aan wat er besproken wordt en vaak weinig tijd aan hoe het besproken wordt. Het resultaat is soms een frustrerende, onnodige of inefficiënte meeting. Als dit vaker gebeurt, kost dit jullie organisatie veel geld.
Hoe kan het anders? Ik geef je hieronder 5 bewezen tips uit de psychologie:
Tip 1. Geef betekenis
Wanneer je de ‘why’ van een meeting helder hebt, geeft dit een sterke boost aan energie en motivatie tijdens de meeting. Het kan heel zinvol en verhelderend zijn om bij onderstaande vragen stil te staan. Stimuleer het geven van betekenis vooraf door stil te staan bij onderstaande twee vragen:
‘Hoe gaat een collega, een klant of een ander profijt hebben van deze meeting?’
‘Hoe past deze meeting in onze visie/missie?’
Wanneer je geen antwoord kunt verzinnen op bovenstaande twee simpele vragen, moet je je sterk afvragen of de meeting van waarde is en niet beter geschrapt kan worden.
Tip 2. Zorg voor veiligheid en verbondenheid
Een essentiële emotionele behoefte van ieder mens is om veiligheid te voelen. Wanneer dit ontbreekt ontstaat stress. Stress beperkt het denken en kan voor allerlei onnodige verdedigende reacties tussen deelnemers zorgen.
Stimuleer een positieve mindset door te beginnen met een positieve opmerking of vraag. Je kunt bijvoorbeeld delen over een recent succes of de groep (als voorzitter) vragen om over een recent succes dan wel een positieve ervaring te delen. Sta vooral lang stil bij momenten van dankbaarheid.
Er moeten tijdens meetings ook kritische noten worden gekraakt. Daarom: gebruik bij een inhoudelijke discussie de kracht van emotie-vriendelijke feedback om de deelnemers in een positieve, nieuwsgierige focus te krijgen. Dit kun je als volgt doen:
Geef aan wat je positief of goed vindt aan een idee. Wees heel specifiek. Vervolgens geef je aan: ‘Wat ik er nog beter aan zou vinden is als.. ‘. Gebruik verder ‘ja, en’ in plaats van ‘ja, maar’ in de discussie.
Tip 3. Stimuleer focus
In welke mentale staat ga jij het liefste een meeting in? Een heldere, open en gefocuste geest of een afgeleide, oppervlakkige en vermoeide geest? Hoewel iedereen voor het eerste zal kiezen is de praktijk vaak het tweede. Je kunt de focus van jezelf en van de anderen positief beïnvloeden met de volgende tips:
– Hoe meer focus in de voorbereiding, hoe meer focus in de meeting. Zorg dat je altijd helder hebt wat je moet weten en wat jouw doel is voor de meeting. Voorbereiden is een vorm van respect naar jezelf en naar anderen in de meeting. Plan voor iedere vergadering voorbereidingstijd in je agenda in. Maak hier een vaste routine van.
– Initieer een moment van stilte en reflectie (1 tot 3 minuten) aan het begin van de meeting. Vraag deelnemers zich even in stilte bewust te zijn wat er in hen omgaat, en wat hun wensen zijn voor de meeting of even te concentreren op de ademhaling.
– Stel een zoveel mogelijk analoge vergadering voor, met alle niet noodzakelijke apparaten (tablets, laptops, smartphones etc.) uit. Wanneer men digitaal aantekeningen wil maken, vraag dan in ieder geval de andere apparaten en wifi uit te zetten.
– Creëer een ‘parkeerplek’ voor als er tijdens de vergadering ideeën of problemen opborrelen die minder met het eigenlijke onderwerp van doen hebben. Schrijf ze letterlijk op een flap op, waarna je weer terug kunt naar het hoofd onderwerp. Dit helpt om de meeting gefocust te houden en toch iedereen zich gehoord te laten voelen.
– Mag het ietsje korter? Zit jij de vergadering voor, streef dan naar inkorten. Door een uur te plannen, wordt dat uur ook volledig gebruikt. Plan juist 5 à 10 minuten minder dan het hele of halve uur in. De tijdswinst die dit oplevert geeft de medewerkers kans om mentaal te herstellen voor een eventuele nieuwe meeting.
Tip 4. Gebruik het fysieke domein
Zitten is het nieuwe roken. Door te bewegen creëren we energie. Bewegen stimuleert cognitieve prestaties. Het is zonde dat veel vergaderingen op de automatische piloot zittend worden uitgevoerd. Denk bijvoorbeeld eens na over de volgende drie vragen:
– Kan het ook wandelend? Informelere meetings in kleine groepen en bilaterale gesprekken kunnen ook in corona tijd prima wandelend. Buiten bewegen stimuleert de cognitieve prestaties en stimuleert creatieve inspiratie.
– Kan het ook staand? Als je veel online meetings hebt, investeer dan in een standing desk of een werkplek-verhoger.
– Hoe is het met de ademhaling? Let eens op jouw ademhaling tijdens een overleg. Wanneer je merkt dat jouw ademhaling snel gaat, is de kans aanwezig dat dit bij iedereen zo is. Dit kan een stress indicator zijn. Plan dan een korte adempauze in. Letterlijk. Vraag iedereen kort (1 tot 3 minuten) stil te zijn en na te gaan wat er in hem omgaat of even te focussen op de ademhaling.
Tip 5: Gebruik de energie van verandering
Niet is zo erg als een voorspelbare meeting, die wekelijks volgens dezelfde rituelen verloopt. Mensen zijn geboren om nieuwe dingen te leren en te ervaren. Zet muziek op, begin met een inspirerend verhaal of een quote (kijk of je dit kunt relateren aan het doel van de agenda), of kies een andere vergaderplek. Zorg dat de energie fris blijft!
Veel succes met het implementeren van deze tips!
Ben je leidinggevende en wil je jouw medewerkers helpen met meer focus en met minder stress te werken? Of wil je zelf ‘burn-out proof’ worden? Maak dan direct gratis een online adviesgesprek.
Heb een goede dag!
Vincent
